Sistema APOIA Online: a informatização do Programa APOIA de Combate à Evasão Escolar

Homenageada | Autor(es): Marcelo Wegner Nicolle Mattos Corrêa Juliana Pasqual Fogaça Marlos Terêncio Karin Maria Sohnlein Luiz Gonzaga Freitas Junior Rosimeri Koch Martins | Categoria: Ministério Público | Cidade: Florianópolis - SC

Prêmio Innovare - Edição XII - 2015

Fotos
Descrição resumida

O Sistema APOIA Online, inaugurado em 2014, objetiva informatizar o Programa APOIA de Combate à Evasão Escolar, já executado pelo Ministério Público desde 2001. O Sistema consiste em uma plataforma online para o monitoramento de casos de evasão escolar, a qual é compartilhada por órgãos parceiros em três âmbitos: as unidades escolares públicas e privadas, os Conselhos Tutelares e o Ministério Público. Todos os alunos da educação básica de 4 a 17 anos, das redes públicas municipais, estadual, federal e da rede privada, estão abrangidos pelo Sistema, que se instalou a partir da assinatura do Termo de Cooperação Técnica n. 24/2013 entre o Ministério Público de Santa Catarina, a Secretaria de Estado da Educação de Santa Catarina, a Associação Catarinense de Conselhos Tutelares (ACCT), a União dos Dirigentes Municipais de Educação de Santa Catarina (UNDIME-SC), a Federação Catarinense de Municípios (FECAM) e o Tribunal de Justiça de Santa Catarina. O Termo de Cooperação define um protocolo de ações conjuntas para trazer de volta à escola o aluno infrequente. As unidades escolares se comprometem a emitir, no Sistema APOIA Online, um Aviso de Infrequência Escolar (chamado de "APOIA") para cada aluno que falta 5 dias consecutivos ou 7 alternados em um período de 30 dias. A partir deste momento, a unidade escolar se responsabiliza em realizar providências para fazer o aluno retornar em um prazo de 7 dias, atualizando as providências adotadas no próprio Sistema. Caso o aluno não retorne, o aviso de infrequência é encaminhado, via Sistema, ao Conselho Tutelar responsável, que imediatamente recebe uma notificação por e-mail. A partir deste momento, o Conselho Tutelar tem o prazo de 14 dias para tomar providências visando o retorno do aluno à escola. Caso também não se obtenha sucesso, o aviso de infrequência é encaminhado, via Sistema e via e-mail, à Promotoria de Justiça responsável, para tomada de providências dentro do prazo de 14 dias. Se o aluno retorna, o aviso de infrequência deverá ser finalizado dentro do Sistema. A qualquer momento, todo órgão parceiro (escola, Conselho Tutelar ou Promotoria de Justiça) pode obter informações sobre as providências adotadas por outra instância, por meio do próprio Sistema. O Sistema APOIA Online, portanto, interliga três instâncias responsáveis pelo combate à evasão escolar, estabelecendo prazos para a ação sequencial e possibilitando transparência na atuação. Ademais, o Sistema APOIA Online possibilita monitoramento gerencial e estatístico, gerando dados sobre evasão escolar em todo o Estado de Santa Catarina que poderão ser utilizados para fomentar o estabelecimento de políticas públicas sintonizadas com a realidade estadual, regional e local.

Há quanto tempo a prática está em funcionamento?

O Sistema APOIA Online foi inaugurado, oficialmente, em março de 2014, perfazendo 1 ano e 2 meses de funcionamento. No entanto, ele funcionou, experimentalmente, em 4 escolas públicas estaduais desde agosto de 2013. Deve-se lembrar que o Programa APOIA foi, originalmente, inaugurado em março de 2001, portanto há mais de 14 anos. Até 2013, no entanto, o Programa APOIA funcionava com a emissão de fichas ou avisos de infrequência impressos, os quais eram preenchidos manualmente e encaminhados via correio entre os órgãos parceiros.

Qual a principal inovação da sua prática?

A descentralização e o mútuo controle social das ações efetuadas pela rede de atendimento (escolas, Conselhos Tutelares e Promotorias de Justiça), o que resultou em maior eficiência das providências tomadas para efetuar o retorno de alunos infrequentes à escola. Ou seja, embora o Sistema seja tecnicamente administrado pelo MPSC e pela Secretaria de Estado da Educação, a rigor, as três instâncias parceiras trabalham no Programa APOIA de forma horizontal e não hierárquica. Ademais, o Sistema permite transparência e mútuo controle social, pois cada órgão (escola, Conselho Tutelar e Ministério Público) pode monitorar em tempo real as providências efetuadas e os prazos para atuação das demais instâncias. Também há transparência em relação à produção de dados gerenciais e estatísticas, pois todos os atores têm acesso a esses dados para fundamentar a formulação de políticas públicas mais eficazes. Acrescenta-se a isso tudo a facilidade de uso do Sistema, a velocidade de comunicação entre as instâncias parceiras e a desburocratização do Programa APOIA, que antes tinha como principal entrave o uso de fichas impressas de notificação sobre a infrequência escolar, as quais deviam ser preenchidas manualmente e encaminhadas via correio entre os atores da rede de atendimento. Para melhor compreensão das inovações supracitadas, seguem descritas as principais funcionalidades do Sistema APOIA Online: 1. Cadastramento de avisos de infrequência por unidades escolares de todas as redes públicas e particulares de Santa Catarina; 2. Os avisos de infrequência possuem campos obrigatórios para informação sobre os motivos investigados da evasão escolar (a partir de contato com a família do aluno) e sobre as providências adotadas por cada instância de atuação; 3. Os motivos alegados da infrequência, as providências adotadas e os prazos para atuação estão disponíveis para consulta e monitoramento por qualquer usuário do Sistema, independentemente da instância em que trabalha; 4. Quando o aluno retorna às aulas, o órgão atualmente responsável pelo aviso de infrequência recebe uma notificação por email, para que possa dar baixa da situação no Sistema; 5. Cada órgão tem um leque de alternativas de movimentação do aviso de infrequência quando este se encontra sob sua responsabilidade: a) pode-se "finalizar o APOIA", quando o aluno retornou à escola; b) pode-se "suspender o APOIA" por tempo determinado, quando, por exemplo, verificou-se que o aluno precisa de tratamento médico ou psicológico antes de retornar à escola; c) pode-se "encaminhar o APOIA" ao próximo órgão do fluxo, sendo que a movimentação sempre inicia na escola, passa ao Conselho Tutelar e finaliza no Ministério Público; d) O Ministério Público pode "arquivar o APOIA" quando o caso foi judicializado. 6. Quando o Conselho Tutelar e o Ministério Público recebem um novo aviso de infrequência no Sistema, há também uma notificação do caso por e-mail. 7. Os relatórios gerenciais e estatísticos (por exemplo, quantidade de avisos de infrequência em um município, principais motivos alegados para a evasão escolar, principais providências adotadas pelos órgãos de atendimento) estão disponíveis para todos os usuários do sistema, independentemente do órgão em que atuam.

Explique o processo de implementação da prática

O Programa APOIA, executado desde 2001, apresentava problemas em virtude do uso de avisos impressos de infrequência escolar, encaminhados entre os parceiros via correio. Em primeiro lugar, frequentemente extrapolava-se o tempo definido pelo Termo de Cooperação para encaminhamento dos avisos ao próximo parceiro do fluxo. Em segundo lugar, as instâncias parceiras tinham dificuldade para saber exatamente a tramitação dos avisos de infrequência após serem encaminhados para o órgão seguinte do fluxo. Em terceiro lugar, para fins estatísticos, os avisos podiam ser extraviados ou contados incorretamente, gerando dados pouco confiáveis. Em quarto lugar, não havia mecanismos para processar os dados a fim de gerar informações que permitissem o planejamento de políticas públicas visando atuar de forma proativa sobre as causas da evasão escolar. O Sistema APOIA Online foi idealizado em 2013 como tentativa de resolver todos os problemas supracitados. Sua idealização foi iniciada pelo Centro de Apoio Operacional da Infância e Juventude (CIJ), que buscou o Escritório de Processos do MPSC para elaboração dos fluxos e telas básicas no intuito de criar um Sistema Informatizado. No primeiro semestre de 2013, o CIJ buscou também a parceria da Secretaria de Estado da Educação, a qual ofereceu a possibilidade de implementação do Sistema APOIA como um ramo de seu Sistema de Gestão Educacional (SISGESC), já em pleno funcionamento na época. Para tanto, disponibilizou-se o apoio técnico de um servidor do Centro de Informática e Automação do Estado de Santa Catarina (CIASC), o qual foi o responsável direto pela implementação técnica do Sistema APOIA Online. O Sistema foi, assim, criado no primeiro semestre de 2013. Entre agosto e novembro do mesmo ano, o Sistema foi adotado em caráter experimental por quatro escolas estaduais localizadas nos municípios de Florianópolis, Concórdia, Lages e Criciúma. Em todos esses municípios foram feitas reuniões de capacitação com a unidade escolar escolhida, com o Conselho Tutelar e com a Promotoria de Justiça. Nesta fase experimental pôde-se corrigir falhas e aprimorar funcionalidades do Sistema. Em março de 2014, o Sistema APOIA Online foi oficialmente inaugurado em evento na Procuradoria-Geral de Justiça, com a ampla participação de Promotores de Justiça, professores das redes públicas municipais e estadual, e Conselheiros Tutelares da região da grande Florianópolis. Em abril de 2014, fez-se uma videoconferência com ampla participação da rede pública estadual de educação, para capacitação sobre o uso do Sistema. A partir de então, convidou-se todas as Promotorias de Justiça com atribuição na área da Infância e Juventude para realizarem a assinatura de Termos de Adesão ao Termo de Cooperação Técnica n.24/2013, no intuito fomentar a adesão dos Conselhos Tutelares, da rede pública de educação municipal e da rede de educação particular no âmbito da cada Município de suas Comarcas. Até o momento, houve a adesão de 255 Municípios (86% do Estado). Entre maio de 2014 e maio de 2015, foram realizadas 25 capacitações presenciais em variados municípios catarinenses, sempre com a participação de Professores, Conselheiros Tutelares e Promotores de Justiça. Em dezembro de 2014, realizou-se um curso de educação à distância para capacitação sobre o uso do Sistema, com ampla participação de conselheiros tutelares e professores das redes públicas. Este curso de EaD foi realizado novamente em fevereiro e em abril de 2015, sendo que 3 novas edições serão realizadas até o final deste ano. Ainda em 2014, foram produzidos vídeos para divulgação e capacitação sobre o Sistema (vídeos do Youtube abaixo), e também cartazes e folders foram impressos (55 mil exemplares, imagens abaixo), sendo encaminhados aos órgãos parceiros em todo o Estado. Outrossim, produziu-se um Manual (8 mil exemplares) para utilização do Sistema, impresso e encaminhado aos órgãos parceiros. Também está disponível uma página eletrônica no portal do MPSC, contendo todas as informações sobre o Sistema APOIA Online e sobre o Programa APOIA (http://www.mpsc.mp.br/programas/apoia). Finalmente, em março de 2015, foi inaugurado o perfil do Programa APOIA no Facebook, que é utilizado para divulgar notícias sobre o Sistema, esclarecer o funcionamento do Programa e responder dúvidas de usuários em tempo real. Desde o lançamento do Sistema APOIA, várias correções de erros e aprimoramentos tem sido feitos a partir de sugestões e críticas efetuadas pelos órgãos parceiros.

Quais os fatores de sucesso da prática?

- Comunicação célere e transparente entre as unidades escolas, os Conselhos Tutelares e o Ministério Público nos vários municípios catarinenses: cada âmbito de atuação consegue comunicar-se rapidamente e monitorar em tempo real as ações dos órgãos parceiros; - Ampla adesão pelos Municípios catarinenses: até o momento, o Sistema já foi implementado em 255 municípios (86% dos 295 Municípios do Estado) a partir da assinatura de Termos de Adesão ao Termo de Cooperação 024/2013; - Ampla adesão de estabelecimentos escolares: até o momento, 1646 unidades escolares (estaduais, municipais, federais e particulares) já utilizaram o Sistema APOIA Online ao menos uma vez. Entre 2014 e 2015, já foram emitidos 71.344 avisos de infrequência. - Ampliação significativa do número de retornos de alunos à sala de aula a partir da implementação do Sistema Online: entre 2002 e 2013, enquanto o Programa APOIA era executado com formulários impressos e encaminhados via correio, obteve-se 71.815 retornos de alunos à sala de aula em virtude do Programa, em uma média de 5.984 retornos por ano. Somente em 2014, a partir do uso do Sistema APOIA Online, obteve-se 25.959 retornos de alunos à escola a partir das ações do Programa. Ou seja, com o uso do Sistema, a média anual de retornos de alunos à sala de aula aumentou 333,80%. - Formação de Grupos de Trabalho locais e regionais: com a informatização do Programa APOIA, em muitos municípios a rede de atendimento à criança e ao adolescente tem sido estimulada a criar Grupos de Trabalho, em âmbito local ou regional, para a discussão sobre as causas da infrequência escolar, para buscar novas alternativas de redução da infrequência e o aprimoramento da qualidade do ensino.

Descreva resumidamente as etapas de funcionamento da prática

1. Identificação dos processos: Realizada por servidora do Escritório de Processos do MPSC, nesta etapa foram idealizados os fluxos básicos e as principais telas do Sistema. 2. Definição da plataforma: Esta etapa foi realizada em parceria com a Secretaria de Estado da Educação. Definiu-se que o Sistema APOIA Online seria construído dentro de um Sistema mais abrangente e já em funcionamento na época, o Sistema de Gestão Educacional do Estado de Santa Catarina (SISGESC). 3. Construção do sistema: a construção propriamente dita do Sistema foi realizada por servidor do Centro de Informática e Automação do Estado de Santa Catarina (CIASC), lotado em espaço da Secretaria de Estado da Educação. 4. Projeto Piloto: Esta etapa, realizada entre agosto de 2013 e fevereiro de 2014, consistiu na implementação experimental do Sistema em 4 escolas estaduais localizadas em Florianópolis, Concórdia, Lages e Criciúma. 5. Implantação: A implantação do Sistema foi iniciada em março de 2014 e segue em atividade até hoje. No momento, 255 municípios já aderiram ao uso do Sistema APOIA Online, e 1.646 escolas já o utilizaram. 6. Capacitação: Esta etapa foi iniciada em março de 2014 e segue até hoje. Até o momento foram realizados 25 eventos de capacitação presenciais, em vários municípios do Estado, para Professores, Conselheiros Tutelares e Promotores de Justiça, e ainda 3 cursos de Educação à Distância, sendo que mais 3 cursos de EaD já estão previstos até o final do ano de 2015. 7. Divulgação: Esta etapa iniciou em março de 2014 e segue até hoje. O Sistema APOIA Online possui uma página no Portal do MPSC, alguns vídeos de animação no Youtube, assim como cartazes, folders e uma cartilha (impressos e enviados aos parceiros). Em março de 2015 foi inaugurado um perfil do Programa APOIA no Facebook, objetivando divulgar o Sistema e esclarecer dúvidas de usuários em tempo real. 8. Aprimoramento constante: Desde a inauguração, o Sistema APOIA Online permanece sendo atualizado pelo servidor do CIASC a partir das demandas encaminhadas pelos usuários. Vários problemas têm sido corrigidos e algumas funcionalidades novas já foram implementadas. O próximo aprimoramento planejado é a produção de relatórios gerenciais sobre os perfis da evasão escolar nas várias regiões catarinenses, para fins de elaboração de políticas públicas.

Quais as dificuldades encontradas?

- Dificuldades de comunicação entre as instâncias parceiras: por vezes os órgãos parceiros do Programa APOIA não compreendem as suas responsabilidades, retendo avisos de infrequência por prazo superior ao combinado ou, ao contrário, encaminhando os avisos para a instância seguinte sem a realização de providências mínimas. Esse problema, no entanto, acontece significativamente menos do que na época anterior à informatização do Programa. - Dificuldades técnicas: desde a implantação do Sistema APOIA até hoje, dispomos de apenas um servidor técnico responsável no CIASC para a realização de todas as correções e melhorias necessárias. Este servidor tem outras atividades sob sua responsabilidade, de forma que a velocidade de realização dos aprimoramentos do Sistema fica, por vezes, prejudicada. - Dificuldades de capacitação: embora o Sistema seja bastante simples e intuitivo, muitos professores e Conselheiros Tutelares apresentam dificuldades para sua utilização. Por este motivo, o CIJ realiza atendimento diário de telefonemas e e-mails para esclarecimento de dúvidas e resolução de problemas técnicos. O CIJ também realiza cursos de educação à distância e presenciais com o mesmo objetivo de capacitação dos parceiros. Há também um canal de comunicação com os usuários do Sistema por e-mail, por telefone e pela página do Facebook.

Infraestrutura

- Estrutura física do Centro de Apoio Operacional da Infância e Juventude do MPSC, onde ficam lotados 3 servidores e 1 Promotor de Justiça que atuam no Programa, com computadores ligados à internet; - Estrutura física do Escritório de Processos do MPSC, onde é lotada a servidora que atua no desenvolvimento de processos para o Sistema; - Estrutura física da Secretaria de Estado da Educação, onde está lotado o servidor analista de sistemas responsável pela implementação do Sistema APOIA Online.

Equipe

- Equipe do Centro de Apoio Operacional da Infância e Juventude: um técnico do Ministério Público; um analista do Ministério Público, um analista em psicologia do Ministério Público e um Promotor de Justiça e Coordenador do Centro de Apoio. - Um servidor (analista do Ministério Público) do Escritório de Processos do Ministério Público. - Um servidor técnico (analista de sistemas) do Centro de Informática e Automação do Estado de Santa Catarina.

Outros recursos

Não foram utilizados outros recursos.

Parceria

Em âmbito estadual, o Sistema APOIA Online está sendo implementado em uma parceria do Ministério Público de Santa Catarina com os seguintes órgãos: - Secretaria de Estado da Educação; - Associação Catarinense de Conselhos Tutelares; - Tribunal de Justiça do Estado de Santa Catarina; - Federação Catarinense de Municípios; - União dos Dirigentes Municipais de Educação; - Sindicato das Escolas Particulares do Estado de Santa Catarina. Em âmbito municipal, o Sistema está sendo implementado a partir de parceria das Promotorias de Justiça da Infância e Juventude com os Conselhos Tutelares, as Gerências Regionais de Educação, as Secretarias Municipais de Educação e os representantes das escolas particulares.

Orçamento

O Sistema APOIA Online foi desenvolvido e implantado a partir dos recursos próprios e independentes do Ministério Público de Santa Catarina e da Secretaria de Estado da Educação.

Qual é a função profissional da pessoa ou natureza dos serviços prestados pela instituição que está se inscrevendo?

O Ministério Público é uma instituição que atua na defesa dos interesses sociais e indisponíveis, como o direito à vida, à saúde, à moradia, à liberdade, à educação, ao trabalho, à cidadania, dentre outros. Fiscal da lei, atua, ainda, na defesa da ordem jurídica e do regime democrático. Também defende o patrimônio cultural, o meio ambiente, os direitos e interesses da coletividade, como os das comunidades indígenas, da família, da criança, do adolescente e do idoso. O Ministério Público brasileiro é uma instituição pública independente, que não pertence ao Poder Judiciário nem aos Poderes Executivo, Legislativo ou ao Tribunal de Contas. Tem orçamento, carreira e administração próprios.

Explique como sua prática reduz, simplifica ou abrevia as ações judiciais que envolvem o Estado?

Não se aplica, prática inscrita na categoria "Ministério Público".

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