Justiça na era virtual

Premiada | Autor(es): Francisco Paulo Soares Lopes - Secretário de Tecnologia da Informação (em nome do presidente do STJ, ministro Cesar Asfor Rocha) | Categoria: Tribunal | Cidade: Brasília - DF

Prêmio Innovare - Edição VI - 2009

Descrição resumida

A morosidade do Judiciário é uma das reclamações da sociedade. A utilização de tecnologias permite aos gestores encontrar soluções para tornar a justiça mais rápida, menos onerosa, seja do ponto de vista econômico seja em relação ao meio ambiente. A iniciativa tem como meta a extinção completa do processo em papel dentro do STJ, com efeito propagador sobre os tribunais até chegar à primeira instância. São três etapas: (1) digitalização dos processos em papel que chegam ao STJ (início em janeiro/2009) e dos processos que já estavam em tramitação até aquela data. (2) implantação do sistema que permite tramitação eletrônica do processo, em todas fases dentro do STJ (3) integração de todos os tribunais ao sistema eletrônico, ou seja, fim do processo em papel também na segunda instância, o que levará à devolução dos processos em papel à primeira instância, até que o processo tenha início nas varas diretamente pelo computador, sem a utilização do papel. Concomitantemente, foi colocada à disposição dos usuários uma cesta de serviços (e-STJ) eletrônicos para que as partes, advogados ou representantes de entes públicos, possam realizar os procedimentos processuais e a leitura dos processos a partir de seus computadores, sem necessidade de deslocamento até à sede do STJ e em qualquer dia ou horário, seja durante a semana, nos fins de semana e mesmo nos feriados.

Há quanto tempo a prática está em funcionamento?

Em novembro de 2008, começaram a ser digitalizados cerca de cinco mil processos.

Qual a principal inovação da sua prática?

Virtualização da tramitação do processo e do rito processual. Com isso, deixa de existir o processo em papel. No âmbito mundial, o STJ é o primeiro tribunal nacional a extinguir integralmente o processo em papel, ao desenvolver um sistema no qual todas as fases de tramitação são feitas pelo meio eletrônico, da entrada do processo, da sua distribuição, da decisão de colegiado ou de um ministro até a sua publicação no Diário de Justiça eletrônico. Com esta iniciativa, o STJ deu início a um efeito dominó positivo, pois os tribunais de segunda instância não têm como guardar os processos em papel que estão sendo devolvidos pelo STJ e já estão digitalizando os processos e partindo para a sua virtualização.

Explique o processo de implementação da prática

O projeto foi implementado em três etapas: (1) digitalização dos processos sobrestados em razão de depender de decisão do STF (início em novembro de 2008); digitalização dos processos em papel que chegam ao STJ (início em janeiro/2009) e dos processos que já estavam em tramitação. (2) implantação do sistema que permite tramitação eletrônica do processo, em todas fases dentro do STJ (3) integração de todos os tribunais ao sistema eletrônico, ou seja, fim do processo em papel também na segunda instância, o que levará à devolução dos processos em papel à primeira instância, até que o processo tenha início nas varas diretamente pelo computador, sem a utilização do papel. Concomitantemente, foi colocada à disposição dos usuários uma cesta de serviços (e-STJ) eletrônicos para que as partes, advogados ou representantes de entes públicos, possam realizar os procedimentos processuais e a leitura dos processos a partir de seus computadores, sem necessidade de deslocamento até à sede do STJ e em qualquer dia ou horário, seja durante a semana, nos fins de semana e mesmo nos feriados.

Quais os fatores de sucesso da prática?

O primeiro fator foi a necessidade, a premência de o Judiciário resolver o problema da falta de espaço para os processos em papel que crescem em progressão geométrica, a prenúncia do caos. Vários tribunais chegam a alugar espaço para guardar os processos. Parte da morosidade da justiça pode ser atribuída à complicada gestão dos processos em papel. O segundo fator é a simplicidade da solução tecnológica. Nada foi inventado. Buscou-se reunir as melhores práticas de diversas experiências tecnológicas. O terceiro fator foi o entusiasmo da equipe de servidores. Para levar à frente o projeto em um cronograma apertado, houve serões da equipe da Secretaria de Tecnologia da Informação e mutirão da equipe da presidência do Tribunal.

Outras Observações

Descreva resumidamente as etapas de funcionamento da prática

Como já foi relatado anteriormente, o projeto foi implementado em três etapas: (1) digitalização dos processos (2) start para a tramitação eletrônica do processo e (3) integração de todos os tribunais ao sistema eletrônico. Não são etapas estanques: as duas primeiras são realizadas concomitantemente e a terceira está sendo feita gradativamente, à medida que os tribunais forem aderindo ao projeto.

Equipamentos / Sistemas

120 computadores 50 scanners Sistema desenvolvido pela própria equipe da Secretaria de Tecnologia de Informação do STJ em software livre e código aberto.

Benefícios alcançados que tornaram a Justiça rápida e eficiente

1 – Justiça mais rápida a - Distribuição dos processos aos relatores Antes: sete dias Hoje: fração de segundos Como: O sistema eletrônico elimina todos os procedimentos (recebimento, transporte do processo internamente) que não fazem parte do rito processual b- Virtualização do processo Hoje: da saída do processo do tribunal de origem até chegar ao STJ e estar pronto para a distribuição ao ministro-relator demora-se seis meses. Depois do projeto cem por cento implementado com todos os tribunais encaminhando o processo por meio eletrônico, o tempo de seis meses cai para seis dias. 2 – Maior acesso à justiça Desaparece a distância física entre os advogados e o STJ: Com o e-STJ, a cesta de serviços que o STJ disponibiliza em seu portal na internet, as partes podem consultar, inclusive simultaneamente, os seus processos de qualquer computador, protocolizar petições, interpor recursos e realizar demais atos processuais. 3 – Economia de dinheiro público O STJ gastou R$ 1,7 milhão, em 2008, com toner e cartuchos para impressoras.; R$ 613 mil com papel e R$ 6,9 milhões com serviço de postagem. Estes gastos serão drasticamente reduzidos, principalmente em relação ao último, pois não haverá mais processos em papel para serem reencaminhados aos tribunais de origem. 4- Preservação da natureza Em média, tramitam pelo STJ 300 mil processos. Em papel, isso equivale a 113 milhões e 100 mil folhas, totalizando 538,6 toneladas produzidas a partir do corte de 26 mil a 32 mil árvores de eucalipto, com o gasto aproximado de 54 milhões de litros de água e 2,7 milhões kwh de energia. O processo eletrônico põe fim a esse processo oneroso ao meio ambiente. 5 – Maior segurança O processo eletrônico é mais seguro. A assinatura digital possibilita a verificação da integridade do documento e a certificação digital, no qual os dados são transformados em códigos indecifráveis, garantem o sigilo das informações. 6 – Melhoria da qualidade de vida do servidor A guarda dos processos vinha gerando ambiente insalubre não apenas nas instalações do STJ como também de todo o Judiciário. A melhoria das condições ambientais no trabalho representa melhor qualidade de vida para o servidor e maior produtividade.

Explique como sua prática contribui para a rapidez e eficiência da Justiça

A mesma resposta do item 2.

Quais as dificuldades encontradas?

No primeiro momento, há resistências decorrentes do apego aos procedimentos arcaicos - carimbar cada folha do processo, assinar manualmente despachos -, como se estes fossem assegurar a segurança necessária. Porém, são dificuldades superadas no primeiro momento em que o usuário e servidor começam a operar dentro dos novos procedimentos. Ao se iniciar o projeto havia escassez de servidores disponíveis para o trabalho, o que foi superado com a contratação de terceirizados e alocação de novos servidores na força-tarefa.

Infraestrutura

Uma sala para recebimento e higienização dos processos físicos Uma sala de digitalização Uma sala de validação Uma sala de indexação Uma sala para a baixa de processos (devolução para os tribunais) Área total: 603 metros quadrados. A infra-estrutura acima descrita será gradativamente menor à medida que o estoque de processos em tramitação forem sendo digitalizados e à medida que os tribunais de segunda instância começarem a encaminhar os processos pelo meio eletrônico.

Equipe

A equipe é composta de 220 pessoas: 100 na digitalização dos processos, 60 das quais portadores de deficiência auditiva, 80 na validação (conferência entre o processo digitalizado e físico) e 40 na indexação. Houve treinamento de uma semana para utilização dos scanners (equipe da digitalização); uma semana de treinamento sobre as regras de validação do processo (equipe da validação), uma semana de treinamento sobre as regras de indexação (equipe da indexação)

Outros recursos

Parceria

O Superior Tribunal de Justiça contratou 60 estudantes de ensino médio portadores deficiência auditiva para trabalhar na digitalização dos processos. A mediação da contratação foi o Centro de Treinamento e Formação do Estudante (Cetefe).

Orçamento

O STJ recebeu 120 scanners, doados pelo Conselho Nacional de Justiça. Os computadores já tinham sido adquiridos pelo Tribunal e, portanto, não houve investimento específico para isso e houve aquisição de infra-estrutura de armazenamento de dados e segurança na ordem de R$ 2 milhões. Para digitalização do acervo de processos, o orçamento é de R$ 11 milhões, sendo o custo dez centavos a página, ou seja, digitalizatr 250 mil páginas do processo.

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