Gestão Processual Integral (obtendo uma prestação jurisdicional célere, aficaz e econômica)

Premiada | Autor(es): luiz norton baptista de mattos | Categoria: -- | Cidade: Rio de Janeiro - RJ

Prêmio Innovare - Edição II - 2005

Descrição resumida

A Gestão Processual Integrada (GPI) é uma prática processual e gerencial capaz de efetivar uma prestação jurisdicional célere, descomplicada e efetiva, estabelecendo a alocação apropriada e a utilização racional dos recursos humanos, materiais e processuais disponíveis, otimizando o tempo e o esforço de todos os envolvidos no processo e reduzindo o custo de funcionamento da máquina judiciária.

Benefícios específicos da prática

Sem gastos extras, só nos últimos dois anos economizamos mais de 70.000 (setenta mil) folhas de papel. Quase dobramos a produtividade dos micros. Evitamos que os Oficiais de Justiça cumprissem cerca de 30.000 citações. Reduzimos a carga de trabalho dos servidores e terceirizados, que deixaram de atender quase 30.000 pessoas. Aliviamos o custo de acesso à justiça. Porém, prolatamos mais sentenças que os demais juizados, e sem demora. Conforme pesquisa local, mudamos a imagem da justiça.

Há quanto tempo a prática está em funcionamento?

Desde 1998, quando a equipe foi formada na 1a. Vara Federal de São João de Meriti, na Baixada Fluminense, quando o magistrado idealizador assumiu a Titularidade daquela Vara Federal.

O que deu ensejo à criação da prática? Qual problema da vara/Tribunal precisava ser corrigido?

Nosso intuito era provar que, com a correta aplicação das leis processuais, de práticas gerenciais apropriadas e dos recursos materiais e humanos já disponíveis, a tão propalada pecha de que a Justiça Federal é morosa e elitista poderia ser vencida. Nos desgostava saber que processos poderiam levar mais de 6 meses para receber um singelo despacho como "Fale o autor em réplica", ou de obrigar o jurisdicionado a suportar um martírio de 10 anos a fim de receber a prestação jurisdicional. Também não nos conformávamos com as eternas lamúrias que imputavam tamanha demora a uma "falta de recursos do judiciário" ou a tão mencionada "inadequação das leis processuais".
Em nosso sentir, bastava ousadia e auto-disciplina para provar que a Justiça Federal já tem todas as condições de se mostrar ágil e eficaz, sem ter efetuar gastos adicionais ou procurar soluções mirabolantes.
Com efeito, pudemos comprovar que a aplicação da GPI traz resultados já no curto prazo, bastando para tal a simples opção por empregá-la sistematicamente.

Qual a principal inovação da sua prática?

A mudança da mentalidade dos magistrados e servidores envolvidos.

Com a verificação dos resultados, cria-se no ambiente de trabalho um "círculo vicioso positivo", no qual cada pessoa envolvida se sente estimulada a produzir mais e melhor, contribuindo, com sua criatividade e poder de observação, para o constante auto-aperfeiçoamento da GPI.

Alerte-se, desde já, que a GPI é um macrossistema, que utiliza um conjunto de mini-práticas gerenciais e processuais, todas elas perfeitamente exeqüíveis e não complexas, capazes de reduzir custos e o tempo de tramitação dos processos.

E a GPI, uma vez implementada, não corre o risco de estagnar-se ou ficar obsoleta, pois um de seus pressupostos é a busca permanente de adequação às novas situações encontradas.

Explique o processo de implementação da prática

1- LIVRE COMUNICAÇÃO ENTRE JUIZ, DIRETOR E SERVIDORES. Não há barreiras entre Cartório e Gabinete, e sim labor coordenado. Todos os servidores têm livre acesso ao Diretor e aos Juizes. Este livre acesso jamais ensejou quebra de hierarquia ou falta de profissionalismo.
2- MANUAL DE PROCESSAMENTO. O Juiz Titular elaborou um manual interno (sempre atualizado e revisto), com informações, em linguagem clara e enxuta sobre os procedimentos comum e especiais, desde a petição inicial até a eventual apelação ou execução. Aborda as principais questões da prática forense. Como resultado, temos um teor mínimo de erros, quase todos de fácil solução;
3- HORÁRIO EM SISTEMA FLEXI-TIME: há servidores trabalhando das 08:00 às 20:00 hs., com os primeiros servidores já preparando o trabalho para os que chegam depois. Atenuou-se a escassez de micros e a lentidão do sistema, pois haverá sempre PCs disponíveis nos horários iniciais da manhã e a partir do final da tarde.
4-RODÍZIO DE TAREFAS. O treinamento dos servidores envolve rodízio periódico de tarefas no Cartório e no Gabinete. Isto impede que o andamento de um feito seja interrompido por qualquer ausência do servidor. Os servidores ganham compreensão global do trâmite processual, podendo gerar novas idéias para otimizar o trabalho.
5-RACIONALIZAÇÃO NO PROCESSAMENTO DOS FEITOS: Trabalhamos com grupos de processos; os feitos mais numerosos são reunidos e atacados primeiro, para otimizar o ambiente, elevar o moral e ganhar o respeito das partes; atrelou-se a publicação ao controle de prazos, que é feito no dia em que vencem; atendimento racional ao público, com coleta de feedback; melhoramos o modo de pagamento das partes;
6-EXAME ADEQUADO DA INICIAL E CONCENTRAÇÃO DE DESPACHOS: Evitam demora no trâmite;
7- INFORMALIDADE NO PROCESSAMENTO: Usamos a lei, abolindo mandados e diligências inúteis;
8-TRABALHO CONJUNTO COM O INSS: Eliminou-se a citação por mandado, mediante acordo com os procuradores do INSS, que comparecem em dias determinados da semana ao juízo e lá são citados, o que ensejou brutal economia de trabalho e papel.

Quais os fatores de sucesso da prática?

Auto-disciplina é fundamental. GPI é um "modo de vida" no 6o JEF.

E como os resultados efetivamente aparecem (e em pouco tempo, repise-se), os servidores, advogados, procuradores e partes começam a apreciar nosso trabalho, o que contribui outra vez para a manutenção da própria prática. É o "círculo vicioso positivo" que mencionamos alhures.

Trocando em miúdos: a GPI traz resultados positivos que robustecem a própria GPI.

Outras Observações

Deve ser continuamente frisado que não há verdadeiros entraves à adoção da GPI como método de trabalho.

Ainda que corramos o risco de ser cansativos, voltamos a afirmar, com todas as letras, que todas as desculpas rotineiramente dadas para a não adoção da GPI são infundadas, escondendo verdadeiros casos patológicos da "ergofobia" tão nefasta para a imagem da Justiça como um todo.

Basta querer implantá-la e manter a decisão, sem a necessidade de gastos extras.

Descreva resumidamente as etapas de funcionamento da prática

1- Data de início: Novembro de 1998, quando o Juiz montou a equipe;

2- Caracterização das diferentes etapas do projeto. A primeira etapa é a definição das linhas de trabalho dentro da GPI, o que pode ser feita em um dia e leva algumas semanas até sua assimilação. É essencial a comunicação franca com os servidores, especialmente com o Diretor de Secretaria. A checagem dos resultados pode ser feita em base mensal, com o recolhimento das estatísticas do Juízo no sistema informatizado de dados, pela verificação do tempo em que se leva para sentenciar os processos, pela leitura do feedback colhido no atendimento ao público, etc.
As reuniões com o pessoal do INSS e da CEF são facilmente agendadas, consumindo apenas algumas horas de discussão e exposição dos motivos inerentes às propostas de trabalho apresentadas. Deve ser feita uma projeção dos resultados que se vislumbra com a adoção das propostas.

3.Tempo gasto em cada etapa. A elaboração do manual interno consumiu duas semanas de trabalho, com as revisões sendo feitas em pouco tempo. A elaboração dos planos de cooperação conjunta com CEF e INSS pode levar uns dois dias, se tanto.

Deve ser lembrado, contudo, que a GPI tem caráter permanente, envolvendo o treinamento contínuo de todos os servidores novos e avaliação das sugestões dadas que se pretendam adotar.

Equipamentos / Sistemas

Fora o Manual Interno elaborado pelo Juiz Titular, os Supervisores e Diretor de Secretaria usualmente registram, por escrito, o "passo a passo" das rotinas mais freqüentes do Cartório a fim de que os servidores novos possam executá-las com o mínimo de erros e de ajuda direta.

Quais as dificuldades encontradas?

Não há dificuldades na implementação da GPI, salvo a manutenção da auto-disciplina.
Ao contrário, a adoção da GPI independe de verbas ou recursos extras, ou de super-servidores. Em regra, tudo o que é preciso nessa seara já existe em qualquer Juízo. Ademais, se a GPI procura uma gestão econômica, seria ilógico só poder implementá-la com mais gastos.
Por outro lado, é grande a resistência à sua adoção. Em todas as reuniões de chefia que participamos ouvimos lamúrias sobre falta de servidores qualificados, de equipamentos, etc. Lamenta-se muito, e age-se pouco no sentido de usar bem o que se tem às mãos.
Nossa experiência mostra que todas essas queixas são vazias e proferidas como desculpas para encobrir a pouca vontade de melhorar.
Nunca fomos privilegiados. Quando a equipe foi formada em fins de 1998, apenas o Diretor e a Oficial de Gabinete eram formados em Direito. Hoje, todos os servidores estudam ou já concluíram o curso, espontaneamente. Puro efeito da GPI!

Infraestrutura

1 - A Prática é fixa, mas pode ser adotada em qualquer Juízo, ainda que itinerante.

2- A infra-estrutura normal de qualquer juízo. No máximo, pode-se pensar na aquisição de aparelhos de telefone sem fio.

Equipe

1- A equipe é a existente no próprio Juizado ou Vara, não sendo necessária a presença de terceiros. No início dos trabalhos no 6o JEF, tínhamos dois Juízes, um Titular e um Substituto. No Cartório, havia um Diretor de Secretaria, dois Supervisores, um Secretário e um servidor. No gabinete, a Oficial de Gabinete e quatro servidores. O Juiz traçou a linha de funcionamento da GPI primordialmente com o Diretor de Secretaria, que a repassou aos demais servidores do Cartório. Ao mesmo tempo, o magistrado mantinha e incentivava a política de "portas abertas", em especial junto aos servidores do gabinete.

Traçada a linha de conduta, com todos os servidores cientes do objetivo almejado e informados dos resultados obtidos, tornou-se meramente questão de tempo até que a filosofia de trabalho fosse assimilada e mantida. Os novos servidores que chegaram foram automaticamente sendo treinados a pensar e agir do mesmo modo, solidificando-se a GPI.

2- O treinamento é basicamente interno, com os servidores mais antigos passando as diretrizes da GPI aos novatos. Mas solicitamos e recebemos treinamento específico de atendimento ao público, fornecido pela Seção de Treinamento da Seção Judiciária do Rio de Janeiro.

Outros recursos

Não foram necessários.

Parceria

Sim, duas:
Com os procuradores do INSS, desenvolvemos vários sistemas de trabalho a fim de poupar trabalhos repetitivos ou desnecessários, que eliminaram o uso indiscriminado de papel, tinta, tempo e outros insumos.
E entramos em entendimento com um dos Gerentes da CEF, que disponibilizou para todos os jurisdicionados do 6o JEF um número 0800. Agora, a parte liga para o número e agenda a data, hora e agência (incluindo o número do guichê) em que receberá o valor a que porventura faça jus, sem filas, atropelos ou aborrecimentos.

Orçamento

Apenas a troca de dois aparelhos de telefone convencionais por aparelhos do tipo sem fio. No mais, usamos apenas o que já está disponível a qualquer vara federal.

Parceiros Institucionais

Apoio