GESTÃO JUDICIÁRIA DESBUROCRATIZADA EM SEDE DE JUIZADO ESPECIAL FEDERAL

Homenageada | Autor(es): MARCELO DA FONSECA GUERREIRO | Categoria: -- | Cidade: RIO DE JANEIRO - RJ

Prêmio Innovare - Edição III - 2006

Descrição resumida

Conjunto de técnicas de gerenciamento para aprimorar rotinas. Ex. contestação paradigma, execução de ofício, despacho inteligente, reuniões, sentença sumária, citação em cartório, oficio levado pela parte, delegação, depoimento escrito de testemunha, certidão-ato ordinatório, mandado de verificação, incabimento de debates orais, tutela antecipada de oficio, vista obrigatória, pedidos conexos etc.

Benefícios específicos da prática

Benefícios específicos advindos da GESTÃO JUDICIÁRIA DESBUROCRATIZADA: juizado célere, com uma pauta de audiências enxuta e sem acúmulo de processos; rapidez na decisão dos casos; agilização e desburocratização dos serviços; melhoria da qualidade de atendimento às partes; redução de custos; redução do tempo de tramitação dos autos; motivação dos servidores etc.. Exs. prolação de 20119 sentenças (set/04 a mai/06); prolação de 3077 sentenças somente em março/2006; expedição de milhares de RPV´s – 2726 somente em março/2005 – resultando R$ 91.214.467,07 pagos em 2005.

Há quanto tempo a prática está em funcionamento?

O conjunto de práticas foi implementado gradativamente com início em set/04. Ao chegar a 19069 feitos em ago/04, imprescindível a adoção de uma GESTÃO eficaz. Em dez/05 este juizado possuía 4348 feitos. Em 2006, outra explosão ocorreu e o Setor competente distribuiu 3.833 feitos somente em fev/06. Assim, este juizado em mar/06 contava com 8.838 feitos e, com a continuidade da GESTÃO, contamos hoje com 4725 feitos – nº inferior ao ganhador do INNOVAREII (com 6034 feitos) - diferença 1309 feitos.

O que deu ensejo à criação da prática? Qual problema da vara/Tribunal precisava ser corrigido?

Uma boa gestão implica prestação jurisdicional célere, com custo baixo, sem prejuízo da preocupação com o bom ambiente de trabalho e com a qualidade de vida de cada servidor.
Entendemos que a busca da Justiça Ideal, aquela de boa qualidade, justa, econômica e célere, passa pela racionalidade dos expedientes forenses. Para tanto, práticas de gestão devem ser utilizadas, devendo o Juiz compreender que o seu papel na sociedade é também de administrador, posto que uma boa administração redundará, sem dúvida, em uma prestação jurisdicional de qualidade.
A maioria dos jurisdicionados que procuram os juizados especiais previdenciários é formada por pessoas hipossuficientes e, como bem lembrado pelo Ministro Antonio Pádua Ribeiro “justiça com rapidez significa distribuir cidadania”.
O norte da criação da GESTAO JUDICIÁRIA DESBUROCRATIZADA, em suma, foi a preocupação com a satisfação do jurisdicionado.
Em face da quantidade excessiva de processos, algo teria que ser feito para não se deixar sucumbir os princípios norteadores dos juizados especiais.
Assim, tais necessidades deram ensejo à GESTAO JUDICIARIA DESBUROCRATIZADA: buscar a eficiência, eliminando o que for inútil e simplificando o que for necessário (desburocratização dos procedimentos judiciais); valorização do uso criativo da tecnologia e materiais disponíveis; resolução rápida de problemas; motivação do servidor; bom ambiente de trabalho; qualidade do serviço; aumento da eficiência dos procedimentos de modo a melhor satisfazer a necessidade dos jurisdicionados e advogados; SUPRIR a deficiência da infra-estrutura judiciária e de recursos humanos; solucionar os litígios de massa de modo a obter resultado com celeridade; ausência de mecanismo de interação com os órgãos e pessoas que interagem com a justiça; legislação processual pouco flexível; elevados níveis de desperdícios e disfuncionalidades decorrentes de uma estrututra burocrática; distância social da justiça; baratear o acesso e o custo da justiça.

Qual a principal inovação da sua prática?

A adoção de praticas de sucesso na iniciativa privada com adaptações para a administração judiciária, a implementação da gestão judiciária participativa, transformando a vara numa linha de produção, visando desburocratização/descongestionamento e maior celeridade foram as inovações da GESTAO.Exs:
No gerenciamento da execução das atividades da Secretaria, a divisão se dá em prol das tarefas. Cada Supervisor é responsável por um nº de tarefas, que ficam sob sua orientação/coordenação, independentemente do servidor que as executa, fazendo com que a Secretaria da Vara opere como uma linha de montagem, evitando, ainda, a competição entre os grupos de servidores.
As iniciais analisadas são separadas por assunto e remetidas à Secretaria, onde são tratadas por lote. Quando da análise da inicial, o servidor coloca etiqueta de “assunto” (objeto da ação) na capa dos autos. A Secretaria, ao receber o lote, dá o andamento respectivo sem que haja a necessidade de reanalisar cada processo.

Explique o processo de implementação da prática

Por tratar-se de um conjunto de práticas, o processo de implementação ora descrito refere-se a cada prática ou ao conjunto de práticas implementadas em dado momento.
1- Inicialmente, é feita uma reunião entre o juiz, o diretor de secretaria e a oficiala de gabinete para analisar a ‘proposta de implementação de prática’.
2- Restando comprovada a viabilidade da prática apresentada, uma nova reunião é feita, ora entre o diretor de secretaria com os supervisores da Vara, ora entre a oficiala de gabinete com a sua equipe, dependendo se a prática será implementada na Secretaria ou Gabinete.
3- Ultimando a implementação da prática:
3.1- O diretor de Secretaria faz nova reunião com todos os servidores lotados na Secretaria, determinando a confecção de portarias, ofícios ou outros atos, se for o caso, e indicando o(s) servidor(es) que atuarão diretamente na execução daquela(s) tarefa(s).
Posteriormente, cada servidor indicado para executar a tarefa recebe treinamento específico a ser ministrado pelo Diretor de Secretaria ou por um de seus supervisores sob sua orientação até integral aprendizado por parte do servidor executante.
3.2- Em se tratando de prática a ser adotada pelo Gabinete, a oficiala de gabinete realiza reunião, indicando o servidor que executará a tarefa, ministrando o treinamento específico com o referido servidor até completa compreensão das novas determinações.
5- Havendo sugestão a ser apresentada, o servidor levará a proposta ao superior (diretor de secretaria ou oficiala de gabinete), que analisará a questão em conjunto com o juiz da Vara, acatando, se for o caso, a proposta e alterando a execução da prática.
6- Em se tratando de prática a ser adotada em conjunto com o INSS, os termos da proposta da prática de gestão a ser implementada é discutida em reunião realizada entre o Juiz, o Diretor de Secretaria e os procuradores que atuam na Vara.

Quais os fatores de sucesso da prática?

São fatores de sucesso da GESTAO JUDICIÁRIA DESBUROCRATIZADA: a eliminação de procedimentos burocráticos desnecessários; estabelecimento da eficiência como paradigma do processo (deve-se conjugar julgamento eficaz com celeridade); adaptação de técnicas modernas de administração privada na gestão da vara sob direção do juiz; satisfação do jurisdicionado; concentração processual (atuação do juiz apenas em momentos-chaves do processo, restando o andamento do feito por meio de atos ordinatórios); preocupação com a qualidade do ambiente de trabalho, com estímulo à capacidade de inovação, autodisciplina e criatividade do servidor; a escolha pelo juiz do caminho menos oneroso e mais simples; a ausência de despesa com a implementação da referida gestão.
Assim, o sucesso da gestão implementada, em resumo, teve como chave o pensamento de que cada ato deve pretender a obtenção do máximo de resultados concretos com o mínimo de recursos disponíveis.

Outras Observações

Proc. 20065151018984-2; 20065151004391-4; 20065151021025-9; 20065151020039-4; 20065151021022-3 autuados em 18/04/06; conclusos para sentença em 28/04/06; sentenças publicadas em 04/05/06- Tempo de tramitação até a publicação da sentença: 16 dias

Proc. 20065151009144-1 – autuado em 21/02/06; PRV enviada ao TRF em 20/04/06 - Tempo de tramitação até o ENVIO DA RPV: 58 dias

Nº de sentenças proferidas de set/04 a mai/06: 20119
Sentenças prolatadas em mar/mai 2006: 6581

Processos em tramitação em ago/04: 19069; em dez/05: 4348; em mar/06: 8838; em mai/06: 4725

Percentual julgamento/distribuição(2005): 110,04% X vencedor do Premio INNOVARE II: 69,45%

Valor pago em RPV (2005): R$ 91.214.467,07
RPVs expedidas somente no mês de março/2005: 2726

Valor com Assistência Judiciária Gratuita (2005) – com advogados dativos: R$ 7.678,40; com honorários periciais: R$ 21.796,40
Nº de Mandados não expedidos (economia processual): aproximadamente 20000
valores ref mai/06 em 25/5

Descreva resumidamente as etapas de funcionamento da prática

A GESTAO JUDICIÁRIA DESBUROCRATIZADA teve início em setembro de 2004.
Quanto às etapas do projeto, observe-se que, por tratar-se de um conjunto de práticas adotadas desde a data inicial até hoje, destacamos as seguintes etapas:
1- Inicialmente, foi realizado um conclave entre o juiz, o diretor de secretaria e a oficiala de gabinete para discutir o que poderia ser feito em face do volume de processos (chegamos a 19.069 em agosto de 2004).
2- Desta reunião, restaram aprovadas algumas das práticas integrantes da GESTAO JUDICIARIA DESBUROCRATIZADA, chamadas atualmente de ‘primeiro grupo de práticas implementadas’.
3- Com a aprovação, iniciou-se uma fase de teste (aproximadamente três semanas), que consistiu:
3.1 - na apresentação dos novos procedimentos às equipes da Secretaria e do Gabinete, por meio de reuniões ministradas pelo Diretor de Secretaria ou Oficiala de Gabinete, dependendo do local da implementação da prática (Secretaria ou Gabinete) com a divisão de tarefas e a indicação do(s) servidor(es) que atuariam diretamente na sua execução;
3.2 – a confecção de portarias, ofícios ou outros atos necessários para a implementação da prática;
3.3 - cada servidor indicado para executar a tarefa recebeu treinamento específico ministrado pelo Diretor de Secretaria ou por um de seus supervisores sob sua orientação até integral aprendizado por parte do servidor executante ou pela oficiala de gabinete no caso de prática implementada na ambiência do gabinete (tempo máximo de duas semanas);
3.4 – período experimental de implementação dos novos procedimentos (aproximadamente um mês);
3.5 – após esse período, foi aberto um prazo de duas semanas para apresentação pelo servidor executante de cada prática, das dificuldades e das propostas de modificação.
3.6 – Modificação de alguns procedimentos.
4- Em se tratando de prática adotada em conjunto com o INSS, os termos da proposta da prática de gestão a ser implementada foram discutidos em reunião realizada entre o Juiz, o Diretor de Secretaria e os procuradores que atuam na Vara, sendo seguido de um período de teste para verificação do êxito da prática (aproximadamente de um mês).
5- Após tais passos, o novo procedimento passou a ser adotado e vem sendo executado com êxito
6 – os novos “grupos de práticas” da GESTAO JUDICIÁRIA DESBUROCRATIZADA” seguiram o mesmo cronograma de execução.
OBS.: Mesmo após a adoção definitiva de uma prática integrante da GESTÃO JUDICIÁRIA DESBUROCRATIZADA, ela é constantemente reavaliada com o objetivo de aperfeiçoá-la.

Equipamentos / Sistemas

Não foram utilizados equipamentos e sistemas além daqueles já existentes na vara.
O sistema utilizado desde o início do projeto foi o APOLO (sistema gerenciador de dados).
Os equipamentos disponíveis na data inicial do projeto eram: 13 computadores (7 na Secretaria, 1 em cada gabinete, 3 na sala de apoio aos gabinetes e 1 na sala de audiências) e 4 impressoras (2 na secretaria, 1 na sala de audiências e 1 na sala de apoio aos gabinetes). Atualmente, a Secretaria conta com mais um computador.

Quais as dificuldades encontradas?

Não houve dificuldades para a implementação da GESTAO JUDICIÁRIA DESBUROCRATIZADA, posto que seu objetivo foi e ainda é, justamente, a implementação de práticas que superassem os obstáculos decorrentes da lentidão do sistema informatizado, o número exíguo de servidores, a escassez de material etc.. Cumpre ressaltar que os servidores não colocaram qualquer obstáculo à realização das tarefas que lhe foram atribuídas quando da implementação das práticas.

Infraestrutura

- o conjunto de práticas (gestão judiciária desburocratizada) foi implementado de modo fixo nas dependências do 7º Juizado Especial Federal da Capital, localizado na sede da Seção Judiciária do Rio de Janeiro, situada na Capital, cuja competência alcança a extensão territorial dos municípios do Rio de Janeiro, Barra do Piraí, Engenheiro Paulo de Frontin, Itaguaí, Mendes, Miguel Pereira, Paracambi, Paty do Alferes, Piraí, Rio das Flores, Seropédica, Valença e Vassouras.
2- NÃO FORAM NECESSÁRIAS MODIFICAÇÕES NA INFRA-ESTRUTURA OU INSTALAÇÕES DA VARA.

Equipe

A equipe do 7º JEF compõe-se de 12 pessoas, incluindo o juiz. A administração do juizado cabe ao juiz titular (único juiz) que lidera a vara com o apoio do Diretor de Secretaria e da Oficiala de Gabinete. Além destes, os supervisores (dois) assessoram o Diretor de Secretaria e a Assistente assessora a Oficiala de Gabinete. Os demais servidores atuam na execução das PRATICAS DA 'GESTAO JUDICIÁRIA DESBUROCRATIZADA'.
Reuniões freqüentes entre o Juiz, o Diretor de Secretaria e a Oficiala de Gabinete são feitas, de modo que as práticas sejam discutidas.Nas reuniões, dois aspectos são abordados: a decisão do Juiz e o bom andamento da Secretaria; a produtividade da equipe do Gabinete frente à capacidade de processamento da equipe da Secretaria e vice-versa.
O Diretor de Secretaria e a Oficiala de Gabinete lideram reuniões, cada qual com a sua equipe. O Diretor de Secretaria delega aos Supervisores todas as atividades referentes ao processamento dos feitos.
No gerenciamento da execução das atividades pertinentes à Secretaria, a divisão se dá em prol das tarefas existentes. No 7º JEF/RJ, cada Supervisor é responsável por um nº de tarefas, que ficam sob a sua orientação/coordenação, independentemente do servidor que as executa. Assim, o mesmo servidor será supervisionado por um ou outro Supervisor, posto que realiza tarefas atinentes a ambos.
Todos os demais servidores colaboram com a implantação das praticas, trazendo soluções práticas para os problemas que surgem no exercício das atividades.
O Juiz preocupa-se com a qualidade do serviço, prestigiando o treinamento dos servidores – suficientemente educados e treinados, tomam por si sós as decisões necessárias.
O treinamento do servidor é ministrado pelo Diretor de Secretaria ou pela Oficiala de Gabinete. Ex. a análise de iniciais teve um roteiro elaborado pelo juiz em conjunto com a oficiala de gabinete e, após treinamento, a servidora executante faz a análise dos autos seguindo o roteiro.

Outros recursos

NAO HÁ

Parceria

1- A CEF criou ‘0800’ para agendamento do recebimento da RPV. No despacho, após a expedição da RPV, é informado o referido telefone, o que resulta em enorme ganho de tempo, posto que as partes não precisam vir ao balcão para tomar conhecimento da informação veiculada no despacho.
2- Com o INSS:
- Há Contato e diálogo constantes com os Procuradores Federais que atuam no 7º Juizado Especial Federal. A partir daí, tenta-se encontrar a solução ideal.
- A Citação/intimação do INSS em todos os processos é feita em Cartório, não sendo necessária a retirada dos autos, salvo raras exceções, onde a determinação judicial, para ser cumprida, depende de elementos não disponíveis no momento (ex. implementação de benefício);
- Contestação oral reduzida a termo em Secretaria. O procurador, na Vara, dá-se por citado e já apresenta a contestação oral, que é reduzida a termo pelo Diretor ou outro serventuário autorizado.
- O INSS depositou em cartório contestação paradigma para ações de massa.
Com a colaboração da Procuradoria Especializada do INSS e por meio de portaria, nas ações de IRSM e ORTN, foi instituída contestação paradigma, a qual consiste em a ré depositar em cartório uma contestação que servirá para todas as ações padronizadas acima aludidas em trâmite e que vierem a tramitar no 7o juizado federal. Nos feitos padronizados pertinentes, no lugar da contestação, é colocada certidão cartorária estabelecendo que aquele é caso de contestação paradigma e que o INSS encontra-se citado.
3- Há parceria com os advogados que patrocinam elevado número de causas (ações de massa) com a intimação destes em Cartório. Os processos são separados em escaninhos próprios a eles destinados e a intimação é feita por meio do comparecimento espontâneo dos referidos patronos ao Cartório com freqüência de uma ou duas vezes por semana, dependendo do número de feitos para intimação, resultando na diminuição do número de publicações.

Orçamento

Não há orçamento a apresentar. Indo ao encontro das disponibilidades financeiras do Poder Judiciário, sempre escassas frente às inúmeras necessidades, o objetivo principal da GESTÃO JUDICIÁRIA DESBUROCRATIZADA foi, e ainda é, mais do que implementar práticas que não tenham a necessidade de utilização de recursos extraordinários, diminuir custos. Exs. de práticas que diminuíram o valor gasto com papel/tinta de impressora: vários atos ordinatórios são padronizados e impressos em etiquetas; utilização de ‘certidão-ato ordinatório’ aposta nos autos por meio de etiqueta; sentenças prolatadas sem relatório e de modo sintético, sendo que as padronizadas são proferidas em apenas uma lauda, posto que redigidas com caracteres menores e de modo objetivo e direto. Ex. de prática que reduziu gasto com perícia: no caso de ações com pedido de benefício assistencial (LOAS), as provas testemunhal e pericial foram substituídas por diligência feita por Oficial de Justiça, denominada ‘mandado de verificação de condições sócio-econômicas’.

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