Celeridade processual e integração das funções essenciais à justiça: o processo eletrônico na 9ª Vara de Família da Comarca de Manaus.

Premiada | Autor(es): Roberto Santos Taketomi | Categoria: -- | Cidade: Manaus - AM

Prêmio Innovare - Edição VI - 2009

Descrição resumida

Implantação do processo eletrônico e automatizado na 9.ª Vara de Família e Sucessões da Comarca de Manaus, com o objetivo de oferecer qualidade, rapidez e eficiência na prestação jurisdicional aos clientes da Defensoria Pública.

Há quanto tempo a prática está em funcionamento?

A Nona Vara de Família e Sucessões foi pioneira a nível nacional a utilizar o processo eletrônico e automatizado, e sua prática foi implantada em julho de 2006, mesmo antes de entrar em vigor a Lei 11.419/2006, que regulamentou o processo eletrônico.

Qual a principal inovação da sua prática?

A integração da Justiça, Defensoria Pública, Advogados e Ministério Público na utilização de uma ferramenta eletrônica eficaz no combate à morosidade na prestação jurisdicional em uma Vara de Família.

Explique o processo de implementação da prática

Decidiu-se que a implementação deveria necessariamente abranger três pontos fundamentais: integração das instituições envolvidas, adoção de tecnologia adequada e criação de procedimentos uniformes e automatizados. Outra decisão foi a de que a unidade judiciária trabalharia somente com processo eletrônico. Adquiriu-se o sistema SAJ/PG5 (Sistema de Automação da Justiça – Primeiro Grau), já ambientado para o processo eletrônico, com implementações de aplicativos com alto grau de inovação e atualizações tecnológicas. Ocorreu a capacitação dos parceiros (Defensoria Pública e Ministério Público) e servidores envolvidos. Aquisição de um link de comunicação bem dimensionado, com condições de suportar a demanda que um processo eletrônico gera. Disponibilizou-se um portal de serviços WEB integrado ao sistema de automação da gestão de processos, buscando proporcionar facilidades aos serventuários da justiça, jurisdicionados e seus representantes legais. Modernizou-se a estrutura computacional, de forma que pudessem operar o novo sistema, além de oferecer um aspecto de padronização do ambiente, com o fito de preservar o investimento em treinamento e tornar viável o gerenciamento do ambiente computacional. Centralizou-se a administração do aplicativo, a fim de facilitar atualizações de novas versões do software a partir de um ponto central da rede (LAN e WAN). Houve a elaboração e padronização de todos os modelos de documentos a serem utilizados pela unidade, vinculando a eles as movimentações correspondentes. Elaborou-se a documentação e configuração do fluxo processual automatizado no sistema (SAJ/ADM – módulo de Administração do Sistema).

Quais os fatores de sucesso da prática?

- O interesse e empenho do magistrado no sucesso da prática; - A Defensoria e o Ministério Público envolvidos e interessados na prática; - Servidores capacitados no conhecimento das ferramentas do processo eletrônico; - Proatividade; - Ferramenta eletrônica confiável e configurável; - Acesso simultâneo aos autos pelos sujeitos envolvidos, a permitir a integração entre o judiciário e suas funções essenciais; - Gerenciamento contínuo e eficaz dos processos em curso, possibilitando um menor tempo de tramitação; - Automatização dos atos, o que diminui a carga de atividades necessárias para se atingir uma finalidade. - Instalação do Fórum onde funciona a Vara em região periférica e mais populosa da cidade, a fim de garantir o atendimento ao maior de número de jurisdicionados possível.

Outras Observações

A idealização, documentação e implementação da rotina cartorária no sistema, dando automatização ao processo foi realizado pelo autor da prática.

Descreva resumidamente as etapas de funcionamento da prática

Uma vez realizado o cadastro e a distribuição da petição inicial via sistema ou internet, imediatamente os autos já ficam conclusos ou são levados com vista ao Ministério Público, se houver necessidade de sua intervenção. Os despachos/decisões e demais documentos são feitos a partir de modelos previamente confeccionados, com movimentações vinculadas que dão impulsos ou elaboram atos ordinatórios de forma automática. Ou seja, como mencionado anteriormente, a alta automatização dos atos e procedimentos é o ponto de impacto mais positivo no projeto, pois as configurações realizadas no sistema de gestão processual permitem que a cada registro vinculado ao processo uma ou mais ações posteriores possam ser disparadas automaticamente. Assim, o processo praticamente caminha sozinho, recebendo apenas as intervenções obrigatórias até a sua finalização.

Equipamentos / Sistemas

Doze microcomputadores, dois scanners, dois tablets (para assinatura dos termos pelas partes e advogados), dez certificados digitais A3 e três impressoras; O sistema utilizado é o SAJ/PG5, implantado em arquitetura multicamadas.

Benefícios alcançados que tornaram a Justiça rápida e eficiente

- A substituição dos autos convencionais pelos eletrônicos, oportunizou o acesso remoto e imediato aos autos pelos sujeitos processuais envolvidos, trazendo comodidade aos usuários com a dispensa do deslocamento ao fórum; - Cadastro, distribuição, peticionamento e acesso a informações à distância 24 horas por dia; - Dispensa de redigitação de dados no setor de cadastro e distribuição; - Automatização das rotinas judiciais e cartorárias; - Gerenciamento estatístico eletrônicos; - Gerenciamento eletrônico de prazos; - Gerenciamento eletrônico de processos prioritários; - Gerenciamento eletrônico de produtividade; - Gerenciamento eletrônico de documentos; - Elaboração de atos judiciais e cartorários idênticos em bloco; - Todos os documentos, inclusive, os ARs dos correios são elaborados e juntados pelo sistema; - Substituição de trabalhos manuais repetitivos; - Lançamento automático das movimentações processuais; - Intimações instantâneas; - Descentralização das atividades judiciais e cartorárias; - Agendamento de audiências de conciliação pela Defensoria Pública; - Local limpo e agradável, de forma a proporcionar melhor ambiente de trabalho; - Racionalização, economia e controle de material de expediente; - Agilidade e padronização das rotinas cartorárias; - Redução do tempo médio na tramitação de todas as classes processuais 1.000 (um mil por cento) - Aumento na produção quadrimestral de sentenças em 500% (quinhentos por cento). o quadro abaixo apresenta o comparativo entre a 9ª Vara de Família e as demais Varas da capital amazonense, considerando, para a proporção acima, a média das sentenças dadas por todos aqueles Juízos no 1º quadrimestre do corrente ano: Vara---------------------Sentenças proferidas* 1ª Vara de Família de Manaus-------241 2ª Vara de Família de Manaus-------184 3ª Vara de Família de Manaus-------EXTINTA 4ª Vara de Família de Manaus-------258 5ª Vara de Família de Manaus-------394 6ª Vara de Família de Manaus-------502 7ª Vara de Família de Manaus-------211 8ª Vara de Família de Manaus-------266 10ª Vara de Família de Manaus------880 Média de sentenças proferidas------367 9ª Vara de Família de Manaus-----1.417 *em relação ao primeiro quadrimestre de 2009. Fonte: SAJEST atualizado em 24.05.2009.. -Facilitação de acesso à Justiça em aproximadamente 400% (quatrocentos por cento), em comparativo às varas convencionais de mesma competência: Vara------Processos entrados por distribuição* 1ª Vara de Família de Manaus----247 2ª Vara de Família de Manaus----239 3ª Vara de Família de Manaus----EXTINTA 4ª Vara de Família de Manaus----227 5ª Vara de Família de Manaus----563 6ª Vara de Família de Manaus----192 7ª Vara de Família de Manaus----246 8ª Vara de Família de Manaus----533 10ª Vara de Família de Manaus---1.665 Média de processos entrados por Vara----489 9ª Vara de Família de Manaus----1.785 *em relação ao primeiro quadrimestre de 2009. Fonte: SAJEST atualizado em 24.05.2009. Frise-se que a 10ª Vara de Família, seguindo a prática já implantada na precursora 9ª Vara de Família, teve significativo aumento nos números de processos recebidos e sentenciados.

Explique como sua prática contribui para a rapidez e eficiência da Justiça

A rapidez e eficiência dão-se desde o primeiro ato, com o cadastro do processo pela Defensoria Pública dentro do próprio sistema ou pela internet, sendo imediatamente levado à apreciação judicial. Assim, desde o início o processo tem sua tramitação por meio eletrônico. Fator que gera ainda maior celeridade dos processos são os fluxos e filas de trabalho configurados, que compõem o chamado workflow. Foram definidas 58 filas de trabalho, que funcionam como as antigas caixas de processos, contudo possibilitam a precisa organização temporal dos processos sob apreciação do magistrado ou dos servidores. A utilização desse novo método permite que seja delineado de forma específica o caminho que o processo percorre, levando-se em conta a classe processual, desde sua distribuição até o seu encerramento. Dessa forma são evitadas diferenças procedimentais bem como erros involuntários e desvios no andamento do processo, que conseqüentemente atrasam sua finalização. Ademais, de acordo com o expediente emitido o processo é encaminhado, automaticamente, para a fila correspondente à providência que deverá ser tomada a seguir. À guisa de exemplo, uma homologação de acordo em que haja interesse de menores, tão logo cadastrada é diretamente posta à análise do Ministério Pùblico, sem necessidade de despacho do Juiz ou movimentação pelo Cartório. Realizado o parecer, o processo é diretamente passado para a fila de processos conclusos para sentença homologatória. Proferida a sentença, o processo é baixado pelo sistema. No que tange aos expedientes emitidos, toda a sua produção está baseada em modelos pré-estabelecidos. Isso torna a amplitude da padronização ainda muito maior, pois não apenas os procedimentos adquirem características uniformes, mas também os documentos produzidos obedecem a um critério definido. Também os membros da Defensoria e do Ministério Público utilizam um conjunto de modelos de documentos definidos previamente. Essa facilidade trouxe uma identidade visual para os documentos das instituições, que agora seguem um padrão definido em conjunto e que atende a todas as possibilidades de ajuizamento de sua competência, assim como agiliza a produção dos documentos. Quanto à atuação do magistrado, a produção dos despachos e decisões ficou muito facilitada no novo método de trabalho. O Juiz pode selecionar simultaneamente vários processos que terão o mesmo despacho, por exemplo. Nesse caso a produção do documento ocorre em bloco, necessitando apenas que o modelo adequado seja selecionado. Outro ponto diz respeito à pauta de audiências, cujos critérios de agendamentos são obedecidos de acordo com as configurações no sistema de gerenciamento utilizado na Vara. Para cada tipo de audiência são definidos os locais e horários de realização, sendo que até mesmo o tempo de duração de cada espécie de ato pode variar dependendo da decisão dos gestores das varas. Esta metodologia permite uma gestão integrada da pauta de audiências de cada unidade, minimizando as possibilidades de agendamento em horário inadequado e permitindo bloqueios em datas especiais. Além disso, as funcionalidades agregadas no módulo da pauta de audiência são integradas com outros pontos do sistema, como a emissão de documentos, por exemplo. Outro ganho de produtividade está relacionada às intimações. Os defensores públicos, promotores e advogados tomam ciência dos atos realizados no processo de forma muito mais ágil, pois recebem suas intimações através de meio eletrônico, em conformidade com a legislação vigente. O controle de prazos dos processos é realizado pelo sistema em filas de trabalho específicas configuradas para esta finalidade. No caso, os processos com prazo vencido são mostrados com a cor vermelha, destacando-os visualmente dos demais que ainda aguardam o esgotamento do prazo. O sistema de gestão utilizado também permite que sejam cadastradas pendências para os processos, de forma que ao inserir o número do processo em qualquer tela é emitido um alerta sobre a pendência cadastrada ou prazo pendente. Tem-se ainda o controle eletrônico de produtividade da vara gerado de forma automática por rotinas de um sistema especialmente criado para esta finalidade. Este método controla toda a produtividade e o trabalho que está sendo realizado. Possibilita que sejam identificados os pontos mais críticos dos procedimentos e também a detecção de erros por parte dos usuários. Aponta, inclusive, os processos sem movimentações por faixas de dias, além de informar o tempo médio de tramitação e para a prolatação de sentenças por classe processual. Esse sistema de gerenciamento separa os processos por ano, possibilitando oferecer uma atenção maior aos processos mais antigos. Por fim, o acesso via internet pelos magistrados, advogados, defensores e promotores aos autos é fator primordial para uma maior agilidade e eficiência da justiça, pois esses agentes podem trabalhar a qualquer hora e em qualquer lugar do planeta. À guisa de exemplo, atualmente um divórcio consensual é realizado em média em dois (02) dias, dentre outros casos que recebem rápida solução judicial.

Quais as dificuldades encontradas?

- Por tratar-se de uma solução inovadora e desconhecida à época, houve dificuldade em obter autorização do Tribunal de Justiça para a implantação da prática. - Selecionar servidores com perfil inovador, com conhecimento em informática, com visão de negócios, auto-gestionáveis e satisfeitos com seu ambiente de trabalho. -Capacitar os promtores e defensores a utilizar a ferramenta eletrônica; -A escassez de equipamentos eletrônicos na Defensoria Pública do Estado do Amazonas, tendo sido necessário, num primeiro momento, que máquinas do Tribunal fossem cedidas àquela instituição.

Infraestrutura

1. A prática é fixa, contudo, em razão da possibilidade de acesso remoto ao sistema, a Defensoria constantemente faz atendimentos em comunidades mais distantes do Fórum. 2. As instalações físicas não sofreram alterações para o projeto, continuando a vara a utilizar: uma sala de secretaria, duas salas de audiência de conciliação, uma sala de audiência de instrução e julgamento e um gabinete do Magistrado. Para atender o projeto foi utilizada a mesma infra-estrutura de informática já existente no TJAM, que envolve um servidor de banco de dados, um servidor de aplicação e a rede lógica.

Equipe

1. Uma diretora, responsável pelo gerenciamento; Um servidor, responsável pelas audiências de conciliação; Três servidores, responsáveis pelos atos cartorários; Três servidores responsáveis pelos atos judiciais. 2. A equipe recebeu treinamento para a utilização do sistema (SAJ/PG5) e (SAJ/EST –estatística) O Magistrado e dois servidores receberam treinamento acerca do módulo de administração do sistema (SAJ/ADM5).

Outros recursos

Os certificados digitais A3 foram cedidos sem ônus pelo Banco Bradesco.

Parceria

Tivemos como parceira a empresa Softplan, que desenvolveu o sistema de gestão processual considerando as necessidades da Vara e as observações do autor da prática.

Orçamento

Custo único inicial: Equipamentos: R$ 50.000,00 Capacitação de servidores: R$15.000,00 Custo fixo mensal: Licença pela utilização do sistema: R$ 550,00 Custo do link (que atende, além da 9ª Vara de Família, três Juizados instalados no Fórum e a Defensoria Pública): R$3.000,00

Parceiros Institucionais

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