Premiada | Autor(es): Bárbara Elisa Heise // Karin Maria Sohnlein | Categoria: Ministério Público | Cidade: Florianópolis - SC

GesPro - Projeto de Gestão Administrativa das Promotorias

Prática Premiada

Autor(es): Bárbara Elisa Heise
Karin Maria Sohnlein

Categoria: Ministério Público

Estado: Florianópolis - SC

Link de Vídeo
Descrição resumida

O Projeto de Gestão Administrativa das Promotorias de Justiça (GesPro) objetiva profissionalizar a gestão das Promotorias de Justiça do Estado de Santa Catarina, por meio de uma metodologia de implantação gradativa, dividida em três níveis, dos requisitos da norma ABNT NBR ISO 9001:2015, a qual contempla gestão de indicadores, gestão de riscos, pesquisa de satisfação do cidadão, dentre outros aspectos do sistema de gestão da qualidade. O projeto é de adesão voluntária dos Promotores de Justiça e foi implantado, no primeiro nível, em 70 Promotorias de Justiça de Santa Catarina, e será implantado em mais 70 Promotorias até final do ano de 2017. No mês de dezembro de 2016 a 25ª Promotoria de Justiça de Florianópolis foi certificada pela ISO 9001:2015.

Explique como sua prática contribui para o aperfeiçoamento da justiça.

A Norma ISO 9001:2015 é um conjunto de boas práticas que busca aperfeiçoar continuamente a gestão de uma organização, visando a alcançar a excelência. Ao implantar os requisitos definidos pela Norma ISO 9001:2015, importantes práticas de gestão são incorporadas ao dia a dia da Promotoria de Justiça. Estas práticas endereçam aspectos de planejamento, execução e controle relacionados, entre outros, à padronização de processos de trabalho, ao aumento da produtividade da equipe, ao atendimento das necessidades dos órgãos envolvidos com os trabalhos da Promotoria de Justiça e ao grau de satisfação da sociedade, cidadão ou outras entidades relacionadas aos serviços prestados pela Promotoria de Justiça. Assim, são criados mecanismos e indicadores de gestão que, além da tradicional preocupação com o aumento da produtividade interna, abordam também o aumento da resolutividade das ações da Promotoria de Justiça.

Desde quando sua prática está em funcionamento?

Data: maio/2015

Qual a principal inovação da sua prática?

A principal inovação da prática é a criação de um método incremental de implantação dos requisitos da Norma ISO 9001:2015, que busca incentivar ações para o aumento da resolutividade e que pode ser aplicado a todas as Promotorias de Justiça do Estado. Além disso, é importante lembrar que o país vive um período de crise econômica e política, com uma crescente desvalorização dos serviço público pela população. Nesta contexto, a implantação de boas práticas de gestão internacionalmente reconhecidas e que possam ser objetivamente mensuradas por meio de certificação expedida por órgãos reconhecidos no mercado de trabalho, além de profissionalizar a gestão pública, também aumenta a credibilidade e melhora a imagem institucional.

Explique como ocorreu o processo de implantação da prática.

As atividades de implantação estão descritas abaixo, não necessariamente em ordem cronológica, uma vez que algumas delas ocorreram paralelamente: 1) Primeiramente foi apresentado um plano de trabalho à Administração Superior do MPSC e o projeto foi formalizado por meio de Ato normativo interno. 2) Em seguida a equipe do projeto foi capacitada na Norma ISO 9001:2015. Num primeiro momento a equipe criou todo o material necessário para a implantação do projeto, que inclui, entre outros, a elaboração do Manual dos Processos de Trabalho da Promotorias de Justiça e elaboração da metodologia de implantação dos requisitos da Norma ISO 9001:2015. A metodologia dividiu os requisitos da Norma em três grupos, em ordem crescente de complexidade, denominados Níveis I, II e III, respectivamente. No primeiro nível são implantados requisitos relacionados à organização física do espaço da Promotoria e à execução adequada dos fluxos de trabalho. No segundo nível são implantados requisitos relacionados à gestão de indicadores, gestão da comunicação, gestão de pessoas e realização das reuniões periódicas de análise crítica, cujo objetivo é promover uma reflexão objetiva acerca da resolutividade da Promotoria de Justiça. No terceiro nível são implantados requisitos relacionados aos riscos e de resposta aos riscos, à pesquisa de satisfação e à definição da política e dos objetivos de qualidade, cuja implementação deve ser planejada com foco no aumento da resolutividade da Promotoria de Justiça. Ao final da implantação de cada nível, é realizada uma certificação, espécie de auditoria interna, que garante que a Promotoria de Justiça está trabalhando de forma aderente aos requisitos exigidos. A Promotoria de Justiça que atingir nível III estará potencialmente apta a obter a certificação ISO 9001:2015 por meio de órgão externo credenciado. Todo o material produzido pela equipe foi validado por um grupo de Promotores e aprovado pela Corregedoria-Geral. 3) Foi realizado um projeto piloto de implantação do nível I em 4 Promotorias de Justiça. 4) Foi realizado um projeto-piloto de implantação e certificação por órgão externo credenciado da 25ª Promotoria de Justiça da Capital do estado de Santa Catarina na Norma ISO 9001:2015, para que a metodologia pudesse ser validada em todos os seus níveis. 5) Foram capacitados Promotores de Justiça para serem multiplicadores de implantação e auditores da certificação interna do projeto. 6) O Nível I do projeto foi implantado em 70 Promotorias de Justiça até o momento e será implantado em mais 70 Promotorias de Justiça até o final de 2017. 7) Serão certificadas 14 Promotorias de Justiça no nível I até o final de 2017.

Quais os fatores de sucesso da prática?

1)Apoio da Administração Superior; 2)Parceria com a Corregedoria-Geral; 3)Auxílio de Promotores de Justiça que colaboram como multiplicadores e auditores do projeto; 4)Adesão voluntária das Promotorias de Justiça ao projeto, o que contribuiu para sua aceitação na classe; 5)Construção de uma metodologia de melhoria contínua da gestão de Promotorias de Justiça bastante robusta, baseada em requisitos internacionalmente definidos pela ISO 9001:2015, e de fácil implementação devido à sua divisão em níveis. 6)Atividades de mapeamento e padronização dos fluxos de trabalho foram realizadas por membros e servidores do MPSC, o que minimizou os custos de consultoria. Além disso, toda a implantação e certificação interna também é realizada com recursos internos.

Quais as difuldades encontradas?

A principal dificuldade encontrada foi a resistência à mudança por parte de membros e servidores. Visando a tratar esta dificuldade, foi adotada a estratégia de adesão voluntária das Promotorias de Justiça ao projeto. Dessa forma, o projeto foi inicialmente implantado em Promotorias de Justiça com pouca ou nenhuma resistência a mudanças, uma vez que a solicitação de implantação era realizada por iniciativa própria da Promotoria de Justiça interessada. Após a realização de algumas implantações, os resultados positivos foram sendo compartilhados informalmente entre os membros, o que colaborou para que mais Promotorias aderissem ao projeto. Como resultado da adoção desta estratégia, hoje temos uma grande aceitação do projeto pela classe.

Descreva resumidamente as atuais etapas de funcionamento da prática.

O projeto é dividido em 4 módulos, a saber: Módulo 1: Este módulo contempla a elaboração e atualização do material de apoio do projeto. Hoje, este material é composto basicamente por: a) Manual de Processos de Trabalho das Promotorias de Justiça, que contém o mapeamento e a descrição dos fluxos de trabalho; b) Cartilha de Orientações do GesPro, que contém orientações relacionadas à organização física, Atuação Extrajudicial, Atuação Judicial, Gestão Administrativa e Gestão de Pessoas; c) Guia Básico “Entrei. E agora?”, que contém orientações básicas para novos estagiários, assistentes e técnicos que exercerão suas atividades em uma Promotoria de Justiça; d) Vídeo do programa 5S, desenvolvido especificamente para contemplar a realidade das Promotorias de Justiça. e) Material de implantação da ISO 9001:2015, incluindo Dashborad de indicadores para acompanhamento da 25ª PJ da Capital. É importante pontuar que todo o material desenvolvido é validado e aprovado pela Corregedoria-Geral do Ministério Público de Santa Catarina. Módulo 2: Este módulo contempla a realização das implantações gradativas dos requisitos da ISO 9001:2015 nas Promotorias de Justiça. As implantações são divididas em três níveis de complexidade, sendo que cada nível implanta um conjunto mais abrangente de requisitos exigidos pela ISO. Até o momento o projeto implantou o primeiro nível em 70 Promotorias. A implantação do primeiro nível se dá in loco, na Promotoria de Justiça. Paulatinamente serão implantados os níveis II e III, sendo que a 25ª Promotoria de Justiça de Florianópolis já teve todos os requisitos implantados e alcançou a certificação ISO (Promotoria escolhida como piloto do projeto). Módulo 3: Este módulo contempla as certificações internas das Promotorias de Justiça em cada um dos três níveis relacionados no módulo anterior. A certificação acontece mediante a visita de auditoria de um Promotor de Justiça, que receberá capacitação da equipe do GesPro para realizar tal atividade. A cada nível implantado, a Promotoria de Justiça pode solicitar a visita de um Promotor auditor para obter a certificação. Caso o auditor constate que a Promotoria está trabalhando conforme os requisitos implantados pelo GesPro, é expedido pelo Procurador-Geral de Justiça um certificado de excelência, de acordo com o nível auditado. A certificação interna em três níveis tem como principal objetivo motivar a Promotoria de Justiça a manter operante os requisitos auditados e incentivar a implantação dos requisitos do próximo nível. Este ano 14 Promotorias de Justiça serão certificadas no nível I. Módulo 4: Este módulo tem como objetivo solidificar a profissionalização da Gestão de uma Promotoria de Justiça por meio da obtenção de uma certificação externa que demonstra que o órgão segue os princípios de gestão de qualidade internacionalmente reconhecidos no mercado. Ao adquirir o certificado relacionado ao terceiro nível de implantação, a Promotoria de Justiça encontra-se potencialmente apta a pleitear a certificação externa da ISO 9001:2015, que deve ser emitido por um organismo certificador acreditado pelo Inmetro. Com a finalidade de validar a metodologia definida pelo projeto em toda a sua extensão, foi realizada, em caráter piloto, a certificação na Norma ISO 9001:2015 da 25ª Promotoria de Justiça da Capital do Estado de Santa Catarina.

Infraestrutura

O projeto é dividido em 4 módulos, a saber: Módulo 1: Este módulo contempla a elaboração e atualização do material de apoio do projeto. Hoje, este material é composto basicamente por: a) Manual de Processos de Trabalho das Promotorias de Justiça, que contém o mapeamento e a descrição dos fluxos de trabalho; b) Cartilha de Orientações do GesPro, que contém orientações relacionadas à organização física, Atuação Extrajudicial, Atuação Judicial, Gestão Administrativa e Gestão de Pessoas; c) Guia Básico “Entrei. E agora?”, que contém orientações básicas para novos estagiários, assistentes e técnicos que exercerão suas atividades em uma Promotoria de Justiça; d) Vídeo do programa 5S, desenvolvido especificamente para contemplar a realidade das Promotorias de Justiça. e) Material de implantação da ISO 9001:2015, incluindo Dashborad de indicadores para acompanhamento da 25ª PJ da Capital. É importante pontuar que todo o material desenvolvido é validado e aprovado pela Corregedoria-Geral do Ministério Público de Santa Catarina. Módulo 2: Este módulo contempla a realização das implantações gradativas dos requisitos da ISO 9001:2015 nas Promotorias de Justiça. As implantações são divididas em três níveis de complexidade, sendo que cada nível implanta um conjunto mais abrangente de requisitos exigidos pela ISO. Até o momento o projeto implantou o primeiro nível em 70 Promotorias. A implantação do primeiro nível se dá in loco, na Promotoria de Justiça. Paulatinamente serão implantados os níveis II e III, sendo que a 25ª Promotoria de Justiça de Florianópolis já teve todos os requisitos implantados e alcançou a certificação ISO (Promotoria escolhida como piloto do projeto). Módulo 3: Este módulo contempla as certificações internas das Promotorias de Justiça em cada um dos três níveis relacionados no módulo anterior. A certificação acontece mediante a visita de auditoria de um Promotor de Justiça, que receberá capacitação da equipe do GesPro para realizar tal atividade. A cada nível implantado, a Promotoria de Justiça pode solicitar a visita de um Promotor auditor para obter a certificação. Caso o auditor constate que a Promotoria está trabalhando conforme os requisitos implantados pelo GesPro, é expedido pelo Procurador-Geral de Justiça um certificado de excelência, de acordo com o nível auditado. A certificação interna em três níveis tem como principal objetivo motivar a Promotoria de Justiça a manter operante os requisitos auditados e incentivar a implantação dos requisitos do próximo nível. Este ano 14 Promotorias de Justiça serão certificadas no nível I. Módulo 4: Este módulo tem como objetivo solidificar a profissionalização da Gestão de uma Promotoria de Justiça por meio da obtenção de uma certificação externa que demonstra que o órgão segue os princípios de gestão de qualidade internacionalmente reconhecidos no mercado. Ao adquirir o certificado relacionado ao terceiro nível de implantação, a Promotoria de Justiça encontra-se potencialmente apta a pleitear a certificação externa da ISO 9001:2015, que deve ser emitido por um organismo certificador acreditado pelo Inmetro. Com a finalidade de validar a metodologia definida pelo projeto em toda a sua extensão, foi realizada, em caráter piloto, a certificação na Norma ISO 9001:2015 da 25ª Promotoria de Justiça da Capital do Estado de Santa Catarina.

Equipe

a) 1 Promotora de Justiça, como Coordenadora do Projeto; b) Equipe do Escritório de processos (1 Analista do MPSC e 1 Técnica do MPSC)

Outros recursos

a) Contratação de consultoria para implantação da ISO 9001:2015 na 25ª PJ da Capital do Estado de Santa Catarina. b) Contratação de empresa certificadora da Norma ISO 9001:2015 para certificação da 25ª PJ da Capital do Estado de Santa Catarina.

Parceria

Apenas internas, com a Corregedoria-Geral do MPSC para validação dos fluxos de trabalho e com a Coordenadoria de Comunicação para a criação da arte final dos materiais produzidos.

Equipamentos e sistemas

a) Grande parte dos fluxos de trabalho são executados no Sistema de Informação e Gestão do MPSC (SIG) b) Espaço na Intranet para publicação do material do projeto.

Orçamento

a) Gastos com consultoria de implantação e certificação: aproximadamente R$ 35.000,00. b) Outros gastos do projeto referem-se apenas aos gastos mensais com salários da equipe e diárias para viagens de implantação.

Parceiros Institucionais

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